Εταιρική Διακυβέρνηση & Επιχειρηματική Δεοντολογία

Η Διοίκηση της HELLENiQ ENERGY τηρεί απαρέγκλιτα τις αρχές του υγιούς ανταγωνισμού και επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε περιστατικά διαφθοράς, υιοθετώντας σταθερά τα αυστηρότερα πρότυπα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, διαχρονικά ανταποκρινόμενη στα υψηλότερα επίπεδα εταιρικής υπευθυνότητας.

Με αυτόν τον τρόπο, ενισχύεται η εμπορική θέση της εταιρείας, εδραιώνεται η φήμη της και καλλιεργείται κλίμα εμπιστοσύνης και ασφάλειας μεταξύ της εταιρείας και των κοινωνικών εταίρων της, όπως του κύκλου των συναλλασσόμενων με αυτήν προσώπων και φορέων, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων της, των πελατών, προμηθευτών και καταναλωτών της, των μετόχων της κ.α.

Ο Κώδικας Δεοντολογίας αποτυπώνει τις αρχές που διέπουν τη δράση της HELLENiQ ENERGY στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, και καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας της για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων της, με τελικό σκοπό τη διασφάλιση της βιώσιμης ανάπτυξής της. Ο Κώδικας Δεοντολογίας είναι δεσμευτικός για όλους τους εργαζομένους του Ομίλου στην Ελλάδα και το εξωτερικό και έχει μεταφραστεί σε όλες τις γλώσσες των χωρών που δραστηριοποιείται ο Όμιλος, καθώς και στην Αγγλική, ενώ είναι διαθέσιμος μέσω του εσωτερικού ιστότοπου (intranet), καθώς και μέσω του ιστότοπου του Ομίλου (https://www.helleniqenergy.gr/company-publications). Δεσμεύει επίσης κάθε συναλλασσόμενο πρόσωπο ή φορέα. Η διαδικασία αποδοχής και επαναβεβαίωσης της δέσμευσης επαναλαμβάνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα από τη Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού και Διοικητικών Υπηρεσιών Ομίλου.

Παράλληλα, η Υπηρεσία Κανονιστικής Συμμόρφωσης μεριμνά για την εφαρμογή και την παροχή συμβουλών σύμφωνα με τις προβλέψεις του, αλλά και για τη διερεύνηση αναφορών ή καταγγελιών για περιστατικά παραβίασης του, ενώ η εσωτερική δομή και εταιρική διακυβέρνηση της HELLENiQ ENERGY και των θυγατρικών της προβλέπουν επαρκείς ασφαλιστικές δικλείδες, συμπράξεις δύο ή και περισσοτέρων προσώπων, εσωτερικές εγκρίσεις και ελέγχους, ώστε να προλαμβάνονται φαινόμενα διαφθοράς. Κατά τα σχεδόν δέκα έτη εφαρμογής του Κώδικα Δεοντολογίας έχει λάβει χώρα εκτεταμένη εκπαίδευση και επιμόρφωση των στελεχών και εργαζομένων της HELLENiQ ENERGY και των θυγατρικών της στο περιεχόμενο του Κώδικα και τις βασικές δεσμεύσεις του, ενώ παράλληλα αποτελεί μέρος της εισαγωγικής εκπαίδευσης των νεοπροσλαμβανομένων.

Ο αναθεωρημένος Κώδικας Δεοντολογίας αναμένεται να τεθεί σε εφαρμογή εντός του έτους 2023, στο πλαίσιο της ευρύτερης αναθεώρησης του συστήματος εταιρικής διακυβέρνησης προς συμμόρφωση με τις νεότερες νομοθετικές εξελίξεις, οι οποίες συμπεριλαμβάνουν και την προστασία των προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν πληροφορίες τις οποίες απέκτησαν σε εργασιακό πλαίσιο και αφορούν παράνομες πράξεις (Whistleblowing). Σε εφαρμογή των διατάξεων του Ν. 4990/2022 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβάσεις του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Whistleblowing), βρίσκεται υπό κατάρτιση η σχετική Πολιτική και η επέκταση των δίαυλων επικοινωνίας για την αναφορά παραβάσεων, με σκοπό την πλήρη συμμόρφωση στο χρονικό πλαίσιο που θέτει η νομοθεσία.

Αντίστοιχα, ολοκληρώθηκε εντός του 2022 η κατάρτιση της Πολιτικής για την Καταπολέμηση της Βίας και της Παρενόχλησης στην εργασία, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4808/2021

Με στόχο την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας, εντός του πλαισίου Κανονιστικής Συμμόρφωσης , καταρτίζονται, από τις Γενικές Διευθύνσεις και τις Διευθύνσεις, Πολιτικές και Διαδικασίες που υπάγονται στο Επιχειρησιακό Σύστημα Οργάνωσης (Ε.Σ.Ο.), οι οποίες εγκρίνονται ανάλογα με το περιεχόμενο και το πεδίο εφαρμογής τους, σύμφωνα με την ισχύουσα Πολιτική Εφαρμογής Ε.Σ.Ο.

• Κανονισμός Προμηθειών
• Κανονισμός Επενδύσεων
• Κανονισμός Εκτέλεσης Έργων
• Εσωτερικός Κανονισμός Εργασίας
• Κανονισμός Απομάκρυνσης & Διάθεσης Άχρηστου ή Πλεονάζοντος Εξοπλισμού ή Υλικού και Πώλησης Περιουσιακών Στοιχείων σε Τρίτους
• Κανονισμός Λειτουργίας Γενικής Διεύθυνσης Νομικών Υπηρεσιών Ομίλου

Τα φορολογικά και τελωνειακά θέματα, για όλες τις εταιρείες της HELLENiQ ENERGY, παρακολουθούνται, ελέγχονται και συντονίζονται κεντρικά από τη Διεύθυνση Φορολογικών & Τελωνειακών Ομίλου (ΔΦ&ΤΟ). Η ΔΦ&ΤΟ εξασφαλίζει την τήρηση της φορολογικής και τελωνειακής νομοθεσίας, τις απαιτήσεις για συμμόρφωση, διαφάνεια και έλεγχο, τόσο στην Ελλάδα, όσο και στις χώρες του εξωτερικού όπου δραστηριοποιείται ο Όμιλος, σύμφωνα με το κατά τόπους ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις πρακτικές και πολιτικές του Ομίλου, σε στενή συνεργασία με τις αρμόδιες Αρχές.

Ειδικά στην Ελλάδα, όπου εδρεύει η HELLENiQ ENERGY, η φορολογική συμμόρφωση επιβεβαιώνεται ετησίως, μέσω της λήψης φορολογικών πιστοποιητικών για κάθε εταιρεία, τα οποία εκδίδουν ορκωτοί ελεγκτές (“unqualified” tax certificates).

Η ΔΦ&ΤΟ λειτουργεί ταυτόχρονα ως φορολογικός σύμβουλος στην HELLENiQ ENERGY, με την παροχή προτάσεων και οδηγιών, παρακολουθώντας τις εξελίξεις και διαρκείς αλλαγές του αντίστοιχου θεσμικού πλαισίου. Επιπλέον, συμμετέχει ενεργά σε επιτροπές και φορείς για τη διαβούλευση και υποβολή πρόσθετων προτάσεων και προσαρμογών προς τις αρμόδιες υπηρεσίες. Επίσης, αξιοποιεί κατάλληλα το πλαίσιο για τη βελτιστοποίηση των φορολογικών ταμειακών ροών και επιστροφών, ενώ εξετάζει παράλληλα την υπαγωγή επενδύσεων στο πλαίσιο αναπτυξιακών νόμων, με στόχο τη βέλτιστη συνολική διαχείριση των φορολογικών και τελωνειακών θεμάτων σε όλα τα επίπεδα, λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις αντίστοιχες επιπτώσεις, κινδύνους και ευκαιρίες.

Η HELLENiQ ENERGY έχει υιοθετήσει Πολιτική Ανταγωνισμού και συντάξει εγχειρίδιο συμμόρφωσης από το 2018. Η Πολιτική Ανταγωνισμού αποτυπώνει τη διαρκή δέσμευση της HELLENiQ ENERGY να συμμορφώνεται με τις επιταγές της ελληνικής και της ευρωπαϊκής νομοθεσίας ανταγωνισμού, καθώς και των εθνικών νομοθεσιών των χωρών στις οποίες δραστηριοποιείται.

Περαιτέρω, η Πολιτική Ανταγωνισμού δίνει τη δυνατότητα, τα μέλη της Διοίκησης, τα στελέχη και τους εργαζόμενους της HELLENiQ ENERGY και των θυγατρικών της να κατανοήσουν τους θεμελιώδεις κανόνες του Δικαίου Ανταγωνισμού και την επίδρασή τους στην καθημερινή λειτουργία του Ομίλου και στη διαμόρφωση των επιχειρηματικών πρακτικών του. Η υλοποίηση των επιχειρηματικών στόχων της HELLENiQ ENERGY, σε συμφωνία με τους κανόνες του Δικαίου Ανταγωνισμού, συντελεί στη Βιώσιμη Ανάπτυξη, ενισχύει την ανταγωνιστικότητά της και αποτρέπει παραβάσεις της νομοθεσίας περί ανταγωνισμού, οι οποίες θα μπορούσαν να βλάψουν τη φήμη του Ομίλου και εκθέτουν τόσο τον Όμιλο, αλλά και κάθε εργαζόμενο ατομικά, στον κίνδυνο βαρύτατων κυρώσεων.

Όλες οι δραστηριότητες σχετικά με τη διαφήμιση και την προώθηση των προϊόντων συμφωνούν πλήρως με τον Κώδικα Δεοντολογίας του Συνδέσμου Διαφημιζόμενων Ελλάδος και της Ένωσης Εταιρειών Διαφήμισης και Επικοινωνίας. Τα στελέχη της Διεύθυνσης Μάρκετινγκ συμμετέχουν σε εκπαιδευτικά προγράμματα και σεμινάρια, ώστε να ενημερώνονται για τις βέλτιστες πρακτικές και τους νέους κανονισμούς.

Η δέσμευση της HELLENiQ ENERGY να διαχειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα που έρχονται στην κατοχή της, στο πλαίσιο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της, σύμφωνα με τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, την ελληνική νομοθεσία και τις διεθνώς αναγνωρισμένες βέλτιστες πρακτικές και τις σύγχρονες τεχνολογικές εξελίξεις, εκφράζεται στην Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, η οποία δεσμεύει όλες τις εταιρείες του Ομίλου. Για την εξασφάλιση της ορθής διακυβέρνησης σε ζητήματα προσωπικών δεδομένων σε επίπεδο Ομίλου, ορίστηκε Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων Ομίλου και Υπεύθυνοι Προστασίας Ιδιωτικότητας σε κάθε οργανωτική μονάδα και θυγατρική του Ομίλου.

Πέντε εκ των θυγατρικών (ΕΚΟ ΑΒΕΕ, ΚΑΛΥΨΩ Κ.Ε.Α. Α.Ε., ELPEFUTURE, ΕΚΟ Bulgaria και OKTA) έχουν ορίσει αυτοτελείς Υπευθύνους Προστασίας Δεδομένων, οι οποίοι συνεργάζονται με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων Ομίλου. Με τον τρόπο αυτό, δημιουργήθηκε μία οργανωτική δομή σε όλον τον Όμιλο, προκειμένου να διασφαλίζεται η εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας, της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και των επιμέρους διαδικασιών και ενεργειών με τις οποίες η συγκεκριμένη Πολιτική υλοποιείται στο πλαίσιο των καθημερινών δραστηριοτήτων του Ομίλου.

Η HELLENiQ ENERGY αναγνωρίζει την κρισιμότητα της Κυβερνοασφάλειας για τη βιωσιμότητα και μετεξέλιξή της, πρωτίστως για την ασφαλή λειτουργία των εγκαταστάσεών της, αλλά και τον ψηφιακό μετασχηματισμό των εσωτερικών διεργασιών της. Έχοντας αναγνωριστεί ως ΦΕΒΥ (Φορέας Εκμετάλλευσης Βασικών Υπηρεσιών) από την Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, έχει δεσμευτεί
για την εναρμόνιση και συμμόρφωσή του με την NIS Directive (EU 2016/1148) και τη σχετική Εθνική Νομοθεσία (N. 4577/2018).

Το πρόγραμμα Κυβερνοασφάλειας του Ομίλου διασφαλίζει ότι ο Όμιλος διαθέτει τη βέλτιστη αρχιτεκτονική, τεχνολογία, πολιτικές, διαδικασίες και στελέχωση για την πρόληψη, τον εντοπισμό, την απόκριση και την ταχεία ανάκτηση δεδομένων μετά από περιστατικά κυβερνοαπειλών. Το 2022, ορίστηκε ο ρόλος του Υπευθύνου Ασφάλειας Πληροφοριών Ομίλου και το λειτουργικό μοντέλο ασφάλειας πληροφοριών, σε ολόκληρο τον Όμιλο, ανανεώθηκε για να διασφαλιστεί το βέλτιστο επίπεδο διακυβέρνησης, ικανοτήτων και μηχανισμών ελέγχου, ώστε να επιτυγχάνεται η υψηλότερη δυνατή προστασία των περιουσιακών στοιχείων του Ομίλου. Για την προστασία των πληροφοριών, η HELLENiQ ENERGY επενδύει και αναπτύσσει προηγμένες λύσεις Κυβερνοασφάλειας που επιτρέπουν τη συνεχώς βελτιούμενη υποστήριξη της στρατηγικής ψηφιακού μετασχηματισμού. Έχει αναπτυχθεί οδικός χάρτης έργων κυβερνοασφάλειας προκειμένου να επιτευχθεί η βέλτιστη ισορροπία μεταξύ των επιχειρηματικών αναγκών και της ασφάλειας, ακολουθώντας ήδη τις βέλτιστες πρακτικές και επενδύοντας σε τεχνολογίες αιχμής στον τομέα της κυβερνοασφάλειας. Το 2022 ολοκληρώθηκε η πλήρης εγκατάσταση και λειτουργία προηγμένου εργαλείου ανάλυσης δικτυακής κίνησης, που βασίζεται στην Τεχνητή Νοημοσύνη, με στόχο τη βελτίωση της ορατότητας του δικτύου.

Ταυτόχρονα, η ευαισθητοποίηση των εργαζομένων και η εκπαίδευσή τους σε θέματα Κυβερνοασφάλειας παραμένει μια από τις κορυφαίες προτεραιότητες της HELLENiQ ENERGY. Για το σκοπό αυτό, το εκπαιδευτικό πρόγραμμα του προσωπικού ενισχύθηκε με ασκήσεις προσομοίωσης επιθέσεων ηλεκτρονικού «ψαρέματος» (phishing).